Где должны находиться инструкции по охране труда для работников

Главная / Охрана труда / Где должны находиться инструкции по охране труда для работников

Для каких работников нужны инструкции

Инструкции по охране труда – это локальные нормативные акты, содержащие требования по безопасному выполнению работ работниками. Роструд считает, что ИВТ должен быть включен в штатное расписание на каждую должность, даже если компания не занимается производством и не оказывает юридических или финансовых услуг.

Это не означает, что каждому работнику должен выдаваться личный документ типа «Инструкция по охране труда механиков Иванова И.И.». Локальные нормативные акты носят обезличенный характер и распространяются на работников конкретного работодателя независимо от места их работы (ст. 13 ТК РФ).

Существует три вида инструкций по охране труда (ст. 18 Основных требований Приказа Минтруда России № 772):

В зависимости от должности или рода занятий. Работодатели разрабатывают местные законы относительно должностей штатного расписания. Один документ может быть выдан на схожие должности, если работники выполняют схожие обязанности и на рабочем месте имеются схожие опасности и условия труда. Например, IOT для генерального юрисконсульта может применяться к генеральному юрисконсульту, главному юрисконсульту и руководителям юридических отделов, которые работают в одном офисе и выполняют примерно одну и ту же работу.
В зависимости от вида выполняемых работ. В этом случае создаются инструкции, включающие требования безопасности при выполнении определенных действий. Например, IOT при использовании фотокопировального оборудования. Один местный закон может применяться к работникам разных должностей или профессий при выполнении определенной работы.
По сфере деятельности. Работодатели разрабатывают аналогичные условия труда и документацию об опасностях, которая может применяться к работникам разных должностей и профессий. Например, ИВ для сотрудников столовой или ИВ для офисных работников в административном здании по адресу: г. Екатеринбург, ул. Павла. Ленина, 7 лет.

Работодатель самостоятельно определяет перечень необходимых инструкций (ст. 4 Основного требования № 772). Мы также имеем право выдавать временные IOT на новые работы для обеспечения безопасности труда. Данная инструкция действует до момента допуска объекта к эксплуатации (ст. 27 Основного требования № 772).

ИВТ не разрабатывается для лиц, не заключивших трудовой договор с работодателем, т.е членов совета директоров, самих отдельных работодателей и исполнителей по договору ГПХ (ст. 11 ТК РФ).

Нужна ли инструкция по охране труда дистанционному работнику

Удаленные сотрудники работают за пределами помещения работодателя. Для них охрана труда имеет свои особенности.

Работодатели обязаны доводить до сведения своих удаленных работников требования безопасности при работе с выданными или рекомендованными ими оборудованием и инструментом (ст. 312.7 ТК РФ). Например, одна компания предоставила своим удаленным бухгалтерам ноутбуки для выполнения их работы.

Если удаленные работники используют собственное имущество, работодатели не несут ответственности за безопасность их труда и не будут развивать ИВ в этом случае. Но и здесь есть исключения.

Удаленные работники могут чередовать работу из дома и работу в офисе. Если работодателем закреплено постоянное рабочее место, работник должен быть ознакомлен с правилами безопасной работы на нем.

Работодатели могут распространить действие ИВТ на сотрудников, находящихся в удаленных местах, указав это условие в коллективном договоре, локальном нормативном праве или трудовом договоре (ст. 312.7 ТК РФ).

На основании каких документов составляется инструкция

До 1 января 2021 года работодатели разрабатывали ИТ на основе типовых инструкций по охране труда. Однако «регуляторная гильотина» аннулировала действие 178 таких документов (приказ Минтруда России от 11 августа 2020 г. № 495).

С 1 января 2023 года инструкции будут основываться на:

Правила работодателя по охране труда (при наличии;
государственные нормативные требования, например Приказ Минтруда России от 15 декабря 2020 г. № 903н;
Анализ трудовых функций работников по роду занятий, статусу, составу и виду работ;
Результаты специальной оценки условий труда на конкретном рабочем месте (СОУТ) и оценки профессионального риска (ОРР;
анализ требований профессиональных стандартов - с указанием трудовых функций и особых условий участия в них, если таковые имеются;
определять безопасные методы и приемы выполнения отдельных задач;
Анализ результатов исследований и типичных причин несчастных случаев и профессиональных заболеваний.

При ИВТ работодатель учитывает также требования безопасности, связанные с должностью, родом занятий и видом работы работника, такие как руководство по эксплуатации оборудования и ремонтная документация от производителя (ст. 19 Основного требования № 772н).

Например, инструкция по эксплуатации принтера Canon i-SENSYS LBP312x включает следующие меры предосторожности:

Не ставьте на устройство браслеты, металлические предметы или емкости с водой;
При подключении к принтеру других устройств сначала выключите устройство и отсоедините все шнуры и кабели. Предотвращает возгорание или поражение электрическим током в случае повреждения;
Не устанавливайте в нестабильных местах или местах, подверженных вибрации

Этот документ можно использовать для создания IOT для сотрудников, использующих такие принтеры или при использовании оргтехники.

Что должна содержать ИОТ

Приказ № 772 содержит обязательные разделы (ст. 21 - 26 Основного требования № 772), которые должны быть включены в инструкцию.

При подготовке документов пользоваться принятыми в организации правилами распорядка и документооборота или правилами Федерального архива (ст. 3.1 - 3.14 приложения к Приказу от 11 апреля 2018 г. № 44). Также рекомендуем Вам это сделать).

Титульная страница	Название компании Знак одобрения Подписание договора с профсоюзом (если в компании есть профсоюз) Название заказа и регистрационный номер Город публикации
Основные положения	Для кого разработана инструкция и с какой целью Процедуры изменения, проверки и отмены IOT
Нормативная ссылка (Можно оформить в виде заявления)	Перечень документов на основании инструкции по созданию
Общие требования охраны труда	Статья 22 Основного требования № 772
Требования охраны труда перед началом работы	Статья 23 Основного требования № 772
Требования охраны труда при работе	Статья 24 Основного требования № 772
Требования охраны труда в чрезвычайных ситуациях	Статья 25 Основного требования № 772
Требования охраны труда по окончании работы	Статья 26 Основного требования № 772
Приложение	Таблица, список. Например, перечень выданных СИЗ
Подтверждающее письмо	Таблица для сбора подписей участвующих в согласовании
Лист осведомленности сотрудников	Имя, должность, подпись, дата

Мы рекомендуем конфигурацию IOT, показанную в таблице. Требуется только раздел Основного требования № 772n. Разработчики могут включать в свою документацию дополнительные требования безопасности, если они не противоречат требованиям государственного регулирования (ст. 2 Основного требования № 772).

Как утвердить инструкцию по охране труда

Опять же, IOT — это местный нормативный закон. Местные законы принимаются с учетом восторженного мнения профсоюзов (ст. 372 ТК РФ, Основные требования № 772н, п. 3).

IOT утверждается директором компании или лицом, обладающим его полномочиями. На практике это обычно делегируется главному инженеру компании или заместителю директора, ответственному за охрану труда.

Как ознакомить работников

После утверждения ИВТ его требования доводятся до сотрудников:

проведение внеплановых информационных занятий с проверкой знаний (ст. 16 «в» Положения об обучении по охране труда согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 24 декабря 2021 г. № 2464);
Получите личную подпись работника на информационном листе (ст. 22 ТК РФ).

В дальнейшем требования ПТВ будут напоминаться работникам один раз в полгода на повторных инструктажах по охране труда (ст. 13 Положения № 2464).

При приеме на работу нового сотрудника инструкции разъясняются на первом ознакомительном занятии на рабочем месте.

Если работник освобожден от уплаты налогов, правила техники безопасности будут включены в программу вводного обучения. В обоих случаях работник должен быть ознакомлен с ИОТ, прежде чем его допустят к самостоятельной работе (ст. 13 Положения № 2464).

Как учитывать и хранить

Приказ 772 не требует ведения учета инструкций по охране труда или выдачи СВТ. Напомним, такая практика существовала в соответствии с рекомендацией Минтруда от 13 мая 2044 года.

Работодатели решают, продолжать ли его применять. Администраторы также самостоятельно решают, сколько копий IOT необходимо компании и где эти копии хранятся.

Мы рекомендуем следующую схему:

Один оригинал ИОТ и список ИОТ хранятся в Службе охраны труда. Это облегчает подачу документов на проверку в Государственную инспекцию труда;
Второй экземпляр руководства находится в отделении сотрудника для предоставления пояснений и быстрого понимания изменений в документе;
Сотрудникам будет предоставлена копия IOT, но она должна находиться на рабочем месте.

Инструкции по охране труда будут сохранены на постоянной основе (ст. 8 Перечня нормативных документов в редакции постановления Росархива от 20 декабря 2019 года № 236).

Это означает, что после того, как организациям больше не нужны IOT, они перемещают их в государственные или местные архивы. Если компания не пополнит архивный фонд, инструкции будут храниться не менее 10 лет.

Автор столкнулся с практикой, когда организации используют Интернет вещей в качестве должностных инструкций для сотрудников и срок хранения таких документов должен составлять не менее 50 лет. Однако ТЗО и должностная инструкция — это два документа разного назначения, поэтому лучше их не совмещать.

Варианты хранения

Компаниям и индивидуальным предпринимателям необходимо хранить документы, связанные с их деятельностью. Некоторые из них необходимы для защиты интересов в судебных процессах, некоторые необходимы для юридического обоснования проводимых работ или операций, третьи необходимы для прохождения проверок.

В соответствии с требованиями нормативного законодательства организации всех форм собственности обязаны вести кадровую, налоговую и бухгалтерскую документацию.

Где должны быть размещены инструкции по охране труда для работников:

С вершины компании;
С начала структурного подразделения;
юридические или кадровые услуги;
в профсоюзах;
На рабочем месте работника;
Он расположен в Уголке охраны труда.

Сроки хранения определяются для каждого типа документа в зависимости от его важности. Они включены в перечень, утвержденный приказом Федерального архива от 20 декабря 2019 года № 236.

Место хранения документов, содержащих инструкции, определяется руководителем предприятия. Оригинал документа будет храниться в Службе охраны труда, Отделе кадров или Юридической службе, Архиве.

Выдача на руки

Копия инструкций будет вручена каждому сотруднику для ознакомления. Это делается во время вводного курса или первоначального обучения. При получении ИВТ работник должен расписаться в журнале учета.

Таким образом работодатель сможет обезопасить себя во время проверки, даже если работник откажется давать указания. Требование о выдаче копии ПТВ каждому работнику компании указано в утвержденном постановлении Минтруда РФ.

Расположение на рабочем месте

Кроме того, IOT может быть установлен на рабочем месте, где сотрудники смогут получить к нему бесплатный доступ. При этом положения инструкции необходимо постоянно поддерживать и корректировать.

Расположение на другом доступном месте

Локальные законы могут быть установлены как на производственных объектах, так и на территории организации, на строительных площадках или в других местах, связанных с производственной деятельностью штатного персонала.

Делать заметки! ИВТ формируется отдельно и регламентирует процедуры выполнения задач повышенного риска.

Хранение вместе с другой документацией

Предприятия имеют централизованное или децентрализованное хранение документов. В первом случае документы хранятся в секретариате или офисе, во втором – в структурном подразделении компании. В этом случае создавать обращения могут только уполномоченные сотрудники, а управление осуществляют внутренние службы.

Если вы хотите хранить свои ТЗ вместе с другими документами, вам следует:

Передача на ответственное хранение осуществляется только по местному законодательству, правильно составленному по названию дела в соответствии с номенклатурой;
Храните документы, относящиеся к одной и той же теме, вместе;
прикреплять вложения к документам;
Сгруппируйте документы за один календарный год в один файл.

Документы, подлежащие возврату/корректировке, не могут быть размещены вместе. Таким образом, будет понятно, где хранятся инструкции по охране труда.

Документ о месте хранения

Администратор компании обязан обеспечить целостность документов до окончания срока хранения. Для достижения этой цели должностные лица несут ответственность за организацию архивов и защиту документов от несанкционированного изменения.

Место расположения инструкций по охране труда определяется положением о должностных инструкциях. IOT идет вместе с этим, потому что это часть трудового договора.

Кто устанавливает сроки хранения документов по охране труда

Срок хранения документов по охране труда утвержден приказом Федерального архива от 20 декабря 2019 года № 236. В зависимости от типа документа этот срок может составлять 1, 3, 5, 45, 50 или 75 лет. По истечении времени работодатель может уничтожить документ.

Сколько составляет срок действия и хранения ИОТ

Срок действия Директивы по охране труда зависит от даты, на которую была составлена документация для этой директивы:

50 лет, если дела были завершены 1 января 2003 г или после этой даты;
75 лет на 1 января 2003 года.

Стандартный IOT будет сохраняться в течение 3 лет и заменяться новым.

Когда необходим пересмотр

ИВ необходимо регулярно пересматривать и корректировать в соответствии с новыми требованиями. Приказ Минтруда России № 772н от 29 октября 2021 года предусматривает, что местные законы должны пересматриваться каждые пять лет.

При соблюдении тех же условий производства действие документа может быть продлено еще на пять лет, но не более чем на два срока. Для этого руководитель предприятия издает внутренний приказ.

Другие причины пересмотреть IOT:

Изменения в законодательстве в области охраны труда.
Изменения условий труда в компаниях.
Внедрение нового оборудования и технологии производства.
Травма, несчастный случай, несчастный случай.

Еще одним поводом для пересмотра инструкций является предложение представительных организаций работников или запрос Госинспекции Ростружинспекции. Руководителям департаментов придется переделать местные законы.

Журнал учета

Журналы инструкций по охране труда ведутся в целях систематизации работы систем охраны труда на предприятиях. Закон предусматривает две формы журналирования: регистрацию ИВТ и ее публикацию.

Первый ведет учет инструкций, утвержденных компанией, а второй документирует инструкции, переданные сотрудникам для ознакомления. Этот документ должен заполнить сотрудник, уполномоченный по охране труда на предприятии. Рекомендуемый его формат описан в методических рекомендациях Минтруда России от 13 мая 2004 г.

Делать заметки! Стандартно журналы представлены в табличном формате.

В журнале должны быть указаны дата регистрации или публикации IOT, наименование, название, отдел, полное имя получателя и данные подписи.

Контроль размещения и хранения

Надзор за размещением и хранением инструкций по охране труда осуществляет Федеральная служба инспекции труда. Проверки органов государственной налоговой проверки могут быть плановыми и внеплановыми.

В первом случае график проверок будет опубликован на официальном сайте министерства. В ходе администрирования представители структурных подразделений проводят полную проверку документов, хранящихся в организации. Сначала будет проверено наличие и содержание руководств по охране труда.

Испытания могут проводиться и на других объектах, в частности Ростехнадзора, Роспотребнадзора или МЧС.

Для дальнейшего соответствия предъявляемым требованиям внутри предприятия может быть организовано административное и государственное управление. Как правило, оно имеет трехэтапный формат и охватывает деятельность всех структурных подразделений организации.

Этап	Объяснение
1	Мастерская
2	Отделение
3	Вся компания

Какую ответственность несет работодатель за отсутствие инструкций по охране труда

Когда инспекторы GIT проверяют работодателей, они просят их убедиться, что их сотрудники разбираются в IOT. Мы также проводим обучение на рабочем месте на основе инструкций по охране труда. ИВТ необходим для расследования несчастных случаев и профессиональных заболеваний.

Отсутствие инструкций по охране труда или их несвоевременная редакция являются нарушением требований государственных нормативных актов в области охраны труда. Работодателей привлекут к административной ответственности.

Это предупреждение или штраф для индивидуальных предпринимателей и должностных лиц в размере от 2000 до 5000 рублей. Для юридических лиц - от 50 000 рублей до 80 000 рублей (часть 1 статьи 5.27.1 КоАП РФ).