Как прошивать журналы по охране труда правильно

Какие есть журналы по охране труда

Законодательство РФ в сфере охраны труда РФ от 17.12.2002 № 80) предписывает дополнительным работодателям ведение журналов:

• По охране труда (п. 8.6 ГОСТ 12.0.004-2015);
• регистрация инструкций по охране труда, не являющихся вводными;
• 230.1 ТК РФ).

Можно также вести журналы учета инструкций и выдачи инструкций по охране труда — по 2 и 3 к Методическим рекомендациям, утвержденным Минт 13.05.2004.

Приведенные выше регистры включают дополнительные журналы по охране труда на российских предприятиях.

Где найти правила по нумерации и прошиванию документов

Ситуация осложняется тем, что в законодательстве нет обязательного регламента или положений, как правильно нумеровать страницы документа и шнуровать, это часто зависит от их формы и настояния .

Если надо отправить журналы в конкретном случае ведомства.

Среди нормативных таких актов — по отраслям:

• для федеральных органов исполнительной власти — Правила делопроизводства, утв ием экономики РФ № 477 от 15.06.2009 ;
• для банковской системы — Инструкции по документированию Центробанка России, утв.Приказ ом № 02-213 от 07.12.1992;
• для работы с архивными документами в госорганах — Правила, утв.Ф № 526 от 31.03.2015 ;
• для госорганизаций — примерная инструкция по делопроизводству, утвержденная Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 ;
• 18 к Приказу ФНС России № М МВ-7-2/628@ от 07.11.2018;
• Для госрегистрации юрлиц и ИП в регистрирующем органе ФНС — требования к оформлению документов, утв. Приказом ФНС № ЕД-7-14/617@ от 31.08.2020 ;
• Для архивного хранения — приложение № 20 к Методическим рекомендациям, архива № 199 от 24.12.2020 .

ВАЖНО!Не для всех отраслей приняты единые нормативные акты, устанавливающие правила для оформления и шнуровки документации.

Компания не нарушает основные правила нумерации и шнуровки журнала или любого другого учетного документа в конкретной области, но с четкими и понятными людьми.

Для чего сшивать и нумеровать

Документацию, отражающую наличие и движение трудовых ресурсов, состоящую из более чем одного листа, рекомендуется оформлять в соответствии с законодательными актами.

То есть прошивка страниц журнала с инструкцией по ОТ и пожарной безопасности, а также присвоение каждого из них уникального номера – закон процедуры не установлен.

Крепление документов в одну единую книгу – отличный способ систематизировать большие объемы бумаги на рабочем месте.

Однако возникают спорные ситуации.

Примечание. Книги – страницы, которые являются элементами контрольной записи дел. Официальные бумаги могут быть заменены и сдать документацию в архив.

Как правильно нумеровать журналы

Четкие правила, как нумеровать страницы в журнале-инструкции, например, сдать 20 к приказу Росархива № 199:

• для нумерации используются арабские цифры;
• номера ставятся в порядке возрастания, начиная с верхнего листа в стопке к сохранению;
• пронумеровать надо все листы, за исключением титульного листа, пустых листов, описи и ли ста-заверителя;
• пустые листы без текста надо из дел разрушать и ликвидировать, но следить за темой, чтобы это не подтвердило целостность документа;
• номер про верхнюю часть листа в маленьком шкафу, немного отступающая от текста;
• Если есть внутренняя опись, то ее нумеруют отдельно.

Из правил Росархива, понятно, с какой страницы начинается нумерация журнала - со второй, поскольку титульный лист не нумеруется. Для этого допускается исправление сотрудника.

Вот алгоритм, как проставить, например, нумерацию страниц в журнале по охране труда, — по шагам:

• Шаг 1. Сложить стопку документов так, чтобы титульный лист оказался сверху.
• Шаг 2. Перелистываем титульный лист.
• Шаг 3. Открываем следующее за ним.
• Шаг 4 цифру «1» написанный текст.
• Шаг 5. Переворачиваем этот лист и на следующий пишем цифру «2» аналогичным способом.
• Шаг 6.Рованные документы, в том числе литерные номера, пропущенные номера, а также внутренние номера, должны быть помещены лицом и подшиты в конце журнала или приложены к задней стороне титульного листа или обложки.

Как и какими нитками шнуровать

После того как пронумеровали, надо тщательно прошнуровать журнал, чтобы листы не потерялись и сохранились в порядке.

Если такой прочной нити нет и стопка небольшая, то крышку прошнуровать обычной ниткой.но — пошагово:

• Шаг 1. Осматриваем бумагу, освобождаем от скрепок, скоб, булавок и т д.
• Шаг 2. Выравниваем все листы по краю стопки.
• Шаг 3. Конкретно, зависит от объема и типа документации — обычно от 2 до 5. 10 лет, делайте 3–4 прокола. Надо хранить более 10 лет, — 5 отверстий.

ВАЖНО!Отверстия делаются обязательно по левому краю пачки в вертикальном положении, на одинаковом расстоянии друг от друга.

• Шаг 4. Берем иглу и ленту, прошнуруем стопку.

Кратную сторону, продевая через среднее отверстие на обложку, затем проводят ее на тыльную сторону журнала, а затем снова через центральное отверстие на изнаночную сторону.

• Шаг 5. Когда оба конца протянем на изнанке, подключим их к узлу.
• Шаг 6. Ленты «Хвосты» выставляются около 6–10 см, если они длиннее, то укорачиваем их.

ВАЖНО!Не шейте слишком туго, чтобы листы журнала легко перелистывались.

• Шаг 7. Бумага размером 6 на 4 см.

Вот шаблон этой надписи:

Прошнуровано, пронумеровано, печатаю _________ (_____________________________ Должность ________________________________________________ Подпись _____________________ /___________________________/ «____»____________ года М.П

10 лет, то определите уложить пачку бумаги в картонную обложку.Подготовьте обложки из прочного картона.

Есть ли наказание за неправильную нумерацию или шнурование

Если кадровая ошибка прошнуровал журнал или работник ошибся в нумерации, то администрация стративного наказания не предусмотрена согласно ст.192 ТК РФ должностной инструкцией прописаны обязанности по оформлению документов, а также правила, как прошнуровать и пронумеровать журналы учета, утвержденные в компании ЛНА. 

Еще один вариант возможен, если неточность пронумерованного журнала приведет к уменьшению суммы налога.122 НК РФ .

В случае ошибки допустили сотрудников, ответственных за хранение и использование архивных документов 13.20 КоАП :

• для граждан — от 1000 до 3000 рублей;
• для адвокатов — от 3000 до 5000 рублей;
• для организаций — от 5 000 до 10 000 рублей.