Номенклатура по охране труда - хранение дел в 2024 году

Понятие

Обозначение офиса обычно относится к кодифицированному списку названий офисов компании. Сюда входит полная информация о том, какие документы необходимо вести в том или ином отделе. Также будет указано место хранения.

Инструкции по редактированию номенклатуры приведены в действующих правилах. В частности, я говорю о Постановлении Минкульта № 526 от 31 марта 2015 года. 

Перечислены основные виды номенклатуры дел:

1. Типичный. Список обязательных дел, созданный аналогичными организациями. Существование стандартных соглашений об именах является обычным явлением в компаниях с обширной сетью дочерних организаций.
2. приближение. По своему назначению этот документ напоминает стандартный формат корпоративного офиса. Его разработка происходит в аналогичных организациях.
3. Индивидуальный. Одобрено каждой компанией.

Примечание! Если в компании нет приблизительной или стандартной номенклатуры, то отдельная номенклатура создается как отдельный документ.

Согласно действующим нормам, список происшествий должны составить следующие организации:

• местные органы власти и штаты;
• негосударственные, если заключен договор с государственным архивом;
• Негосударственный в отношении документов, отнесенных к государственной собственности.

Остальным юридическим лицам создание номенклатуры не требуется. Однако вам необходимо будет рассмотреть требования ликвидации неправительственной организации.

Кроме того, неправительственные организации обязуются хранить архивные документы в течение определенного периода времени, который регулируется действующим законодательством. Формирование собственных архивов осуществляется по правилам, утвержденным Росархивом.

Номенклатуру можно представить следующим образом:

• Консолидировать организацию всех документов;
• Создано по правилам;
• Включает период хранения для каждого случая.

Название офиса – это локальный нормативный закон, обязательный для всех без исключения сотрудников компании. Его цель — организовать документы, организованные в файлы.

Зачем нужна номенклатура дел и как она связана со сроками хранения документов

На реальном примере проанализируем сроки хранения документов по номенклатуре дел. После окончания Финансовой академии Мария устроилась на работу в ООО «Вираж», компанию по ремонту и строительству офисов.

Поскольку у бывшей студентки не было опыта в финансовых вопросах, руководство решило назначить ее в офис на испытательный срок. Это позволило студентам быстро ознакомиться со структурой компании и узнать больше о ее деятельности.

Этот отдел состоял из пяти сотрудников и занимался множеством организационных вопросов, в том числе отвечал за организацию документооборота компании.

Сотрудники отдела, куда приписали Марию, составляли список дел на предстоящий год.

Важно! Перечень дел на следующий год будет составлен в последнем квартале текущего года, утвержден Генеральным директором и вступит в силу с 1 января (ст. 3.4.6 Положения о деятельности Корпоративного архива от 2 февраля 2015 г.). 2006). 2002).

Мария также участвовала в этой работе. Ей было поручено установить сроки хранения документов по номенклатуре дела, а не по наименованию главы дела, строго по стандартному перечню.

Важно! Сроки хранения документов отражаются в типовых и ведомственных списках. С 18 февраля 2020 года основанием для определения срока является перечень типовых документов и сроков их хранения, утвержденный Приказом Архива Российской Федерации от 20 декабря 2019 года № 236. Бунка № 558 от 25 августа 2010 года отменена.

Структура номенклатуры дел компании

Перечень дел ООО «Вираж» сформирован исходя из организационной структуры компании. В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения:

• Отдел организационных вопросов (Секретариат);
• Отдел кадров;
• Департамент труда и заработной платы;
• Департамент экономического планирования, статистики и финансовых вопросов;
• отдел бухгалтерского учета и отчетности;
• Департамент налогового учета и отчетности;
• Бюро охраны труда;
• Производственно-технологический отдел (ПТО);
• другие отделы.

Мария подробно изучила структуру компании и поняла функциональное назначение каждой структурной единицы, прежде чем поставить срок хранения рядом со сроком хранения, указанным в номенклатуре.

Потом она стала досконально разбираться в списке, утвержденном Приказом № 236. Информацию о сроке хранения конкретного документа Мария отразила в четвертой колонке соглашения об именовании. Она начинала в офисе и с особой тщательностью изучала документооборот отдела, в котором сейчас работает.

Документы канцелярии: как долго их придется хранить

Соглашение об именах офиса включало разнообразный список файлов со значительно разными сроками хранения. Например, срок хранения правил внутреннего трудового распорядка (после замены новыми) составляет всего один год, а коллективные договоры должны сохраняться навсегда.

Название офиса следующее (опущено):

Индекс случая	название инцидента	Количество единиц хранения	Срок годности и номер продукта зависят от списка	Примечание
1	2	3	4	5
01.Офис
01-01	Устав ООО «Вираж		всегда искусство. 28
01-02	Коллективный договор с ООО «Вираж		всегда искусство. 386	Отправлено в информационных целях - пока не понадобится
01-03	Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Вираж		1 год искусство. 381	После замены на новый
01-04	Указания директоров ООО «Вираж» по основной деятельности		всегда искусство. 19
01-05	Приказы директоров ООО «Вираж» по вопросам административно-хозяйственной деятельности		5 лет искусство. 19
01-06	Протокол встречи с руководителем		всегда искусство. 18 «Эх»	Протоколы заседаний руководства - 5 лет
01-07	Номенклатура дел		всегда искусство. 157	Структурный отдел - 3 года
—	—	—	—	—
	зарезервировать
	зарезервировать

Заполняя столбец 4 соглашения об именовании, Мария сосредоточилась на последних двух строках столбца 2 «Название дела». Ведь в номенклатуре любого отдела компании принято оставлять несколько предварительных строк на случай появления рубрики дела, ранее не предусмотренной в номенклатуре.

Срок хранения для этих строк будет указан только после того, как имя дела будет введено в строку резервирования, при этом Мария оставит строку резервирования пустой.

После наступления срока хранения документов, предусмотренного соглашением об именовании офиса, Мария начала документировать отдел кадров.

Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения

Кадровые документы отличаются одним нюансом. Многие файлы необходимо хранить от 50 до 75 лет. Документы, содержащие личную информацию сотрудников, подлежат столь длительному хранению.

Мария также заполнила соглашение об именовании персонала, включая период хранения, указанный в таблице (опущено):

Индекс случая	название инцидента	Количество единиц хранения	Срок годности и номер продукта зависят от списка	Примечание
1	2	3	4	5
02. Человеческие ресурсы
02-01	Штатное расписание		всегда искусство. 40
02-02	Личное дело сотрудника		50 лет – если документ оформлен 1 января 2003 года или после этой даты; 75 лет – если документ оформлен до 1 января 2003 года. искусство. 445
02-05	график отпусков		3 года искусство. 453
02-06	Список лиц, имеющих право на воинский учет		5 лет искусство. 457
02-07	Список пенсионеров		5 лет искусство. 462 "Ва»
02-08	Документы для привлечения к ответственности нарушителей трудовой дисциплины (памятки, акты, справки, характеристики		3 года искусство. 434 "Делай»
02-09	Журнал регистрации трудового договора		50 лет – если документ оформлен 1 января 2003 года или после этой даты; 75 лет – если документ оформлен до 1 января 2003 года. искусство. 463 «Ро»
—	—	—	—	—
	зарезервировать
	зарезервировать

Мария особенно подробно изучала отдельные документы по их номенклатуре. Ее интересовали вопросы, какие нормативные требования необходимо соблюдать и как их правильно заполнять.

Бумаги «зарплатного» департамента и сроки их хранения

Срок хранения документов, связанных с начислением и выплатой заработной платы, в большинстве случаев не превышает 5 лет, за исключением отдельных документов (например, лицевых счетов работников), уничтожение которых невозможно в течение 50/75 лет.

А местный закон, по которому осуществляется сверка с чиновниками, подлежит постоянному архивированию.

Номенклатура и сроки хранения документов данного типа приведены в таблице (сокращенно):

Индекс случая	название инцидента	Количество единиц хранения	Срок годности и номер продукта зависят от списка	Примечание
1	2	3	4	5
03. Труд и заработная плата
03-01	Положение о вознаграждениях и бонусах		Постоянно или через 5 лет после новой замены искусство. 294 «А»
03-02	Личный кабинет зарплаты сотрудников		50 лет – если документ оформлен 1 января 2003 года или после этой даты; 75 лет – если документ оформлен до 1 января 2003 года. искусство. 296
03-03	Подать заявку на финансовую помощь		5 лет искусство. 298
03-04	Квитанции об оплате труда сотрудников ООО «Вираж		6 лет искусство. 295	Если у вас нет личного кабинета: 50 лет – если документ оформлен 1 января 2003 года или после этой даты; 75 лет – если документ оформлен до 1 января 2003 года.
03-05	Больничный лист работника		5 лет искусство. 618
03-06	Исполнительный лист в отношении сотрудников ООО «Вираж		5 лет после исполнения искусство. 299
—	—	—	—	—
	зарезервировать
	зарезервировать

Названия дел в этом отделе компании были Марии знакомы. Во время стажировки она помогала специалистам по расчету заработной платы и сама выполняла индивидуальные расчеты. Однако о сроках хранения этих выписок, справок и реестров я узнал впервые.

Периоды, в течение которых нельзя избавляться от налоговых документов

Мария, изучив заголовки в файле соглашения о наименованиях отдела налогового учета и отчетности, пришла для себя к следующему выводу: Данный вид документов относится к документам кратковременного хранения. Почти все файлы в этом отделе, включая налоговые отчеты и декларации, подлежат пятилетнему сроку хранения:

Индекс случая	название инцидента	Количество единиц хранения	Срок годности и номер продукта зависят от списка	Примечание
1	2	3	4	5
04. Налоговый учет и декларация
04-01	Налоговая учетная политика ООО «Вираж		5 лет после новой замены искусство. 267
04-02	Свидетельство о регистрации в налоговых органах		пока оно больше не понадобится искусство двадцать четыре
04-03	Разрешение разногласий по налогам		5 лет искусство. 314
04-04	счет		5 лет (до 18 февраля 2020 г было 4 года) искусство. 317
04-05	Документы по НДФЛ (расчет суммы налога, сообщение об отсутствии подоходного налога, книга налогового учета		5 лет искусство. 311	Если у вас нет личного кабинета: 50 лет – если документ оформлен 1 января 2003 года или после этой даты; Возраст 75 лет – если документ оформлен до 1 января 2003 года
04-06	Различные налоговые декларации (расчеты		5 лет искусство. 310
04-07	Расчет страховой премии (годовой/ежеквартальный)		50/75 лет искусство. 308
04-08	Карта для индивидуального управления суммой начисленного вознаграждения и т.п и суммой неоплаченных страховых взносов		6 лет искусство. 309	Если у вас нет личного кабинета: 50 лет – если документ оформлен 1 января 2003 года или после этой даты; Возраст 75 лет – если документ оформлен до 1 января 2003 года
04-09	Реестр расчета земельного налога ООО «Вираж		5 лет искусство. 307
04-09	Справка об исполнении обязательств по уплате налогов, сборов, страховых взносов, штрафов и налогов, справка о состоянии бюджетного урегулирования		5 лет искусство. 305
04-10	Справка о доходах/налогах физических лиц		5 лет искусство. 312	Если у вас нет личного кабинета: 50 лет – если документ оформлен 1 января 2003 года или после этой даты; Возраст 75 лет – если документ оформлен до 1 января 2003 года
—	—	—	—	—
	зарезервировать
	зарезервировать

О налоговых документах Мария знала лишь теоретически. Поэтому, чтобы расширить свои знания, она использует материалы нашего сайта и оттуда узнает обо всех видах счетов-фактур (периодические счета-фактуры, измененные счета-фактуры, корректирующие счета-фактуры), а также о налоговых декларациях.

Также мы узнали о правилах оформления создание других подобных документов.

Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов

Знания, полученные в академии, напомнили Марии, что она может перенести убытки, полученные ее компанией, на будущие периоды и уменьшить свою налоговую базу на эту сумму (или ее часть).

Однако как в этом случае хранить документы, связанные с подтверждением сумм убытков и процедурами переноса на следующий период? Можно ли снять расчеты и декларации, обосновывающие убытки, через 5 лет после их получения, предусмотренные перечнем первичных документов?

Важно! Во исполнение п. 4 ст. Согласно статье 283 Налогового кодекса РФ компании должны подготовить документацию, подтверждающую размер понесенных убытков.

Что это за документы и какой срок их действия Мария просмотрела Налоговый кодекс и не нашла этой информации? Затем она обратилась к судебной практике, где обнаружила, что сумма полученных убытков может быть подтверждена в декларациях по налогу на прибыль и первичных отчетах (Постановление ФАС Московской области от 31 августа 2010 г. № КА-) А40/9849-10-2).

Должностные лица казначейства включают в такие подтверждения все ключевые бухгалтерские документы, подтверждающие финансовые результаты компании (Письмо от 23 апреля 2009 года № 03-03-06/1/276).

Таким образом, ключевые учетные документы должны храниться в течение всего периода переноса убытка плюс четыре года после полной амортизации. К счастью, ООО «Вираж» было процветающей и прибыльной компанией, поэтому данный нюанс, связанный с расчетом срока хранения налоговых и бухгалтерских документов, не был актуален.

Сроки хранения бухгалтерской документации

Мария, начавшая понимать сроки хранения финансовых документов, приступила к самому объемному разделу о правилах именования. Ее поразило разнообразие даже среди более крупных дел, сгруппированных под одним заголовком.

Только бухгалтерские документы бывают такого разнообразия форматов и типов. Начиная от счетов и рабочей деятельности, заканчивая инвентарными списками и созданием отчетов.

В отличие от счетов-фактур, юридических документов и других ключевых документов отчеты подлежат постоянному хранению, и срок их хранения (согласно перечню) не превышает 5 лет:

Индекс случая	название инцидента	Количество единиц хранения	Срок годности и номер продукта зависят от списка	Примечание
1	2	3	4	5
05. Бухгалтерский учет и отчетность
05-01	Учетная политика в отношении порядка бухгалтерского учета ООО «Вираж		5 лет искусство. 267	После замены на новый
05-02	Годовой финансовый отчет организации		всегда искусство. 268 "А»
05-03	Квартальная финансовая отчетность организации		5 лет искусство. 268 «Ро»
05-04	Документы по переоценке основных средств и нематериальных активов, определению износа, амортизации (протоколы, законы, справки, акты, акты, заключения		5 лет искусство. 323	После выбытия основных средств и нематериальных активов
05-05	Документы, связанные с инвентаризацией активов и пассивов (протоколы инвентаризационной комиссии, описи, описи, положения, акты		5 лет искусство. 321	Цель проверки
05-06	Документы о выплате пособий, больничных, материальной помощи (копии отчетов, заявлений, списков сотрудников, справок, выписок из протоколов, заключений, переписки		5 лет искусство. 298
05-07	Основные учетные документы и сопутствующие подтверждающие документы (кассовые документы и книги, банковские документы, кассовые чековые книжки, заказы на поставку, табели учета рабочего времени, банковские извещения и запросы на переводы, поступления, поставки, амортизация основных средств и материалов, поступления) (счета-фактуры, счета-фактуры) и предварительные отчеты, ответы)		5 лет искусство. 277	Подлежит проверке. При возникновении спора разногласия сохраняются до принятия решения по делу
05-08	Финансовый директор Соглашение о финансовой ответственности		5 лет искусство. 279	После увольнения (смены) финансового менеджера
05-09	Бухгалтерская (бюджетная) книга учета (главная книга, журнал заказов, мемориальный ордер, журнал учетных операций, ведомость продаж, накопительная ведомость, таблица развития, регистр, книга (карточка), выписка, инвентарная ведомость)		5 лет искусство. 276	Цель проверки
05-10	Кассовая книга ООО «Вираж		5 лет искусство. 277	Подлежит проверке. При возникновении спора разногласия сохраняются до принятия решения по делу
05-11	Главная книга ООО «Вираж		5 лет искусство. 276
05-12	карточка учета основных средств		До роспуска организации искусство. 329 «А»
—	—	—	—	—
	зарезервировать
	зарезервировать

Номенклатура дел отдела охраны труда и периоды их хранения

После того, как срок хранения бухгалтерской и налоговой документации был отражен в правилах наименования компании, Мария перешла на работу в совершенно новую для нее отрасль: охрану труда.

Все рубрики дел, указанные в номенклатуре, включены в типовой перечень, утвержденный Приказом № 326, поэтому можно было легко установить срок хранения:

Индекс случая	название инцидента	Количество единиц хранения	Срок годности и номер продукта зависят от списка	Примечание
1	2	3	4	5
06. Охрана труда
06-01	Инструкции по охране труда и технике безопасности		всегда искусство. 8 «А»
06-02	Отчеты и документация о выполнении специальных мероприятий по охране труда (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные отчеты, декларации соответствия, карточки специальной оценки условий труда конкретных рабочих мест, меры безопасности) Перечень улучшение условий труда и охраны труда)		45 лет искусство. 407	При вредных и опасных условиях труда: 50 лет – если документ оформлен 1 января 2003 года или после этой даты; Возраст 75 лет – если документ оформлен до 1 января 2003 года
06-03	Журналы, бухгалтерские книги: Обучение по охране труда (введение и практика); Профилактическая работа по охране труда, проверка знаний по охране труда		45 лет, арт. 423 "А» 5 лет, арт. 423 «б»
06-04	журнал инструктажей по пожарной безопасности		3 года искусство. 613
06-05	Документы регулярного медицинского осмотра (отчет, акт, опись, график, переписка		3 года искусство. 635
—	—	—	—	—
	зарезервировать
	зарезервировать

Как следует из номенклатуры, Агентство по охране труда создавало разнообразные дневники, которые требовалось хранить от 3 лет (например, Дневник инструктажа по пожарной безопасности) до 45 лет (документы СОУТ). 

Плановая и статистическая документация: сколько ее хранить

Следующий раздел номенклатуры был скудным. В основном он состоит из планов и статистических отчетов. Все прогнозные и плановые документы ООО «Вираж» было приказано постоянно хранить в списке.

Единственное, что не требует такого длительного срока хранения, — это индивидуальные планы и отчеты сотрудников, избавиться от которых можно только в течение года.

Индекс случая	название инцидента	Количество единиц хранения	Срок годности и номер продукта зависят от списка	Примечание
1	2	3	4	5
07. Планирование/Статистика/Финансы
07-01	План экономического и социального развития ООО «Вираж		всегда искусство. 196
07-02	Бизнес-план ООО «Вираж», документация к нему (ТЭО, заключения, справки, выписки со счетов		всегда искусство. 197
07-03	Годовые планы по основным направлениям деятельности ООО «Вираж		всегда искусство. 198
07-04	Оперативные планы по всем направлениям деятельности (квартальные, ежемесячные		пока оно больше не понадобится искусство. 201
07-05	Индивидуальные планы сотрудников		1 год искусство. 203
07-06	Сводные статистические отчетные документы (таблицы, справки, расчеты		пока оно больше не понадобится искусство. 338
07-07	Индивидуальные отчеты сотрудников		1 год искусство. 216
—	—	—	—	—
	зарезервировать
	зарезервировать

Где узнать сроки хранения документов, отсутствующих в типовом перечне

В разделе о правилах наименования корпусов, созданных или используемых в Отделе технологии производства (ПТО), были указаны совершенно незнакомые Марии заголовки дел.

А в типовом перечне, утвержденном Приказом № 236, документа с аналогичным наименованием обнаружено не было. В обоих случаях срок годности необходимо прописать в четвертом столбце соглашения об именовании, поэтому Мария обратилась за помощью к своему непосредственному руководителю, который поручил ей эту задачу.

От него Мария узнала, что срок хранения документов предприятия определяется на основании типового перечня, утвержденного Приказом № 236, а также ведомственных перечней.

Например, срок хранения документов ПОО должен определяться по типовому перечню архивных документов с указанием срока хранения, порожденного научной, технической и производственной деятельностью организации (в редакции Приказа Минкульта от 28 апреля 2011 года).) № 412 выпуск).

Согласно указанному перечню Мария указала соответствующий срок хранения технико-технической документации в номенклатуре:

Индекс случая	название инцидента	Количество единиц хранения	Срок годности и номер продукта зависят от списка	Примечание
1	2	3	4	5
08. Ветеринар
08-01
08-02	технологическая карта		всегда искусство. 141
08-03	Технические правила и положения		перед заменой на новый искусство. 143
08-04	технические условия процесса		До роспуска организации искусство. 145
08-05	технологический паспорт		пока существует необходимость искусство. 197
08-06	Таблица настроек инструмента		перед заменой на новый искусство. 213
—	—	—	—	—
	зарезервировать
	зарезервировать

Просмотрев приведенный выше список, Мария задала своему боссу еще один вопрос. Если моих документов ПОО нет в этом списке, как мне определить, как долго они подлежат хранению? Ответ на этот вопрос вы найдете в следующем разделе.

Как определить срок хранения документа, если его наименование отсутствует в типовом и ведомственных перечнях

В деятельности компаний могут возникать ситуации, когда наименования по номенклатуре не могут быть найдены в нормативных документах, регламентирующих срок хранения документов. В этом случае мы не имеем права самостоятельно устанавливать срок хранения таких документов.

Важно! В соответствии с основными правилами работы архива, если срок хранения конкретного документа не предусмотрен типовым списком или отраслевым списком, срок хранения определяется экспертной комиссией соответствующего архивного учреждения на основании архива организации и подача документа настроена. Центральный комитет экспертов Организации.

Аналогичный порядок указан в разделе 1.6 перечня типовых архивных документов, производимых в ходе научной, технической и производственной деятельности организации.

Таким образом, Мария еще раз убедилась, что вопрос соблюдения сроков хранения документов важен и обеспечение безопасности документов является ответственным шагом для всех организаций. В том числе ООО «Вираж».

Затем, когда испытательный срок закончится и девушка приступит к выполнению основных обязанностей в отделе бухгалтерского учета и отчетности, на нее будут возложены соответствующие обязанности по сдаче файлов согласно утвержденному в компании соглашению о наименовании, при этом постоянная и временная подача документов с ограничением по времени не было принято.